Üniversite Özlük İşleri Yönetimi Yazılımı

Yazılımın Amacı

Personel Takip Yazılımı: akademik personel, idari personel, geçici işçi ve yabancı uyruklu olarak tanımlanmış üniversite personelinin kişisel bilgilerinin yanısıra tüm sicil bilgilerini kapsayacak şekilde, ceza ve emeklilik kayıtlarının tutulduğu, kadro ve terfi işlemlerinin gerçekleştirildiği ve bütün özlük işlemlerinin çok yönlü ve hızlı bir biçimde yürütülmesine olanak sağlayan bir yazılımdır. Bunun yanı sıra personel ile ilişkilendirilmiş bir evrak takip modülü sayesinde, personel hakkındaki işlemlerin takibini, emekli sandığı entegrasyonu ve kapsamlı raporlama modülüyle de periyodik işlemlerin hızlı bir biçimde gerçekleştirilmesini sağlar.

Programın Yapısı

Üniversite personel takip yazılımı 8 ana modülden oluşur:

1. Özlük bilgileri / takip modülü :

Akademik personel,
İdari personel,
Geçici işçi,
Yabancı uyruklu öğretim üyeleri

2. Kadro işlemleri / takip modülü
3. Evrak takip modülü
4. Emekli sandığı veri aktarım modülü
5. Esnek raporlama modülü
6. Ajanda modülü 7. Derece kademe terfileri ve aylık görevler modülü
8. Yan ödemeler modülü

Akademik / İdari personel

Özlük Bilgileri ekranında yer alan ana başlıklar:

Kişisel bilgiler
Nüfus bilgileri (kişinin kendisi ve bakmakla yükümlü olduğu aile fertleri)
İletişim bilgileri
Sağlık karnesi bilgileri
Sağlık raporları
Akademik kariyer bilgileri
Yıllık izin / ücretsiz izin bilgileri
Disiplin bilgileri
Sicil bilgileri
Görevlendirme
Sendika bilgileri
Askerlik
Evrak takibi
Hizmet belgesi
Hareket onayları
Borçlanılan hizmet bilgileri

Genel Bilgiler

Adı
Soyadı
İkinci Soyadı
Resim
Kurum sicil no
TC kimlik no
Emekli sicil no
SSK no
Vergi numarası
Vergi dairesi
Kadrosunun bulunduğu birim
Kadrosunun bulunduğu bölüm
Kadrosunun bulunduğu ABD (anabilimdalı)
Kadro ünvanı
Kadro derecesi
Akademik ünvanı
Fiili görev yeri
Kadro atanma şekli
Geldiği kurum
Ünvanı hakediş tarihi
Göreve başlama tarihi
Üniversitede göreve başlama tarihi
Memuriyete ilk göreve başlama tarihi
Son atanma tarihi
Süre bitiş tarihi
EKEA (emekli keseneğine esas aylığı)
KHA (kazanılmış hak aylığı)
GA (görev aylığı)
Süre Uzatım Tarihi (eski kayıtlar tutulur)
Kıdem (her ayın 14'ünde personelin kıdemi otomatik olarak hesaplanır)
Ek idari görevler
Doğum Yeri
Bildiği yabancı diller
Üniversite kimliği
Kimlik teslim tarihi
Medeni durum
Cinsiyet
Askerlik durumu *

* Askerlik durumu emekli sandığının son düzenlemelerini de kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.

Nüfus Bilgileri

Personele ve bakmakla yükümlü olduğu bireylere ait tüm bilgiler. Bu bölümde nüfus cüzdanı sureti de çıkartılabilmektedir.

İletişim Bilgileri

Ev Telefonu
İş Telefonu (dahili hat)
Cep Telefonu
e-mail
Ev adresi

Sağlık Bilgileri

Kişinin ve kendisine bağlı aile bireylerinin sağlık karnesi bilgileri ve geriye dönük kayıtları.

Karne seri no
Veriliş tarihi
Kaçıncı kez verildiği
Sağlık karnesinden aktarılacak bilgiler
Kan grubu

Akademik Kariyer Bilgileri

İlköğretim (okul adı / mezuniyet yılı)
Lise (okul adı / mezuniyet yılı)
Yüksekokul (okul adı / bölüm / mezuniyet yılı / eğitim süresi)
Lisans (üniversite / fakülte / bölüm / mezuniyet yılı / eğitim süresi)
Yüksek lisans (üniversite / fakülte / bölüm / mezuniyet yılı)
Doktora / Tıpta uzmanlık (üniversite / fakülte / bölüm / mezuniyet yılı)
Yrd. Doçentlik (üniversite / fakülte / bölüm / yılı)
Doçentlik (üniversite / fakülte / bölüm / mezuniyet yılı)
Profesörlük (üniversite / fakülte / bölüm / mezuniyet yılı)
En son öğrenim durumu

Yıllık İzin Bilgileri

Yıllar bazında hakedilen ve kullanılan izin gün sayısını belirtir.

Başlangıç tarihi
Bitiş tarihi
Tipi (yıllık, mazeret, takdire bağlı, doğum...)
İzin hakkı
Kullanılan izin (otomatik)
Kalan izin (otomatik)
Ücretsiz izinler

Disiplin Bilgileri

Soruşturma tarihi
Tebliğ tarihi
Disiplin cezası
Suçun mahiyeti

Sicil Bilgileri

Sicilin tüm sicil kayıtları tutularak 6 yılda bir ortalamalar otomatik hesaplanmaktadır.

Rotasyon / Görevlendirme Bilgileri

Gidiş tarihi
Dönüş Tarihi
Gidilen Yer
Açıklama
Yolluklu, yevmiyeli..
Yasal dayanak
Geldi onayı (geçmişe dönük bilgiler de tutulur)

Sendika bilgileri

Sendika kodu: (012 - SES)
Sendika üyelik tarihi
Üyelikten çekilme tarihi

Hizmet Belgesi

SSK, Emekli Sandığı ve diğer bilgiler için düzenlenir. Program üzerinden gerçekleştirilen işlemler otomatik olarak hizmet cetveline eklenir. Hizmet belgesine toplu veri girişini kolaylaştıracak bir arabirim de mevcuttur.

Geçici işçiler için ek özellikler:

Görev süresi bilgisi tutulur.
Toplu görev süresi uzatımı yapılır.
Prim ödemeleri düzenlenir.
Sigortalı işe giriş bildirgesi hazırlanır.
Aldığı raporların kaydı tutulur.
Vizite kağıdı oluşturulur.
Sağlık belgesi çıkartılır.

Terfi İşlemleri

Program akademik ve idari personelin derece/kademe terfilerini otomatik olarak yapabilen bir algoritmaya sahiptir. Bu sayede, istenilen bir dönem için yapılacak terfiler listesi alınabilir ve onaylanabilir. Yapılan terfi onayları hizmet belgesine ve diğer gerekli tablolara otomatik olarak işlenir.

Kademe Terfi

Yan Ödeme İşlemleri

İdari personel için yan ödeme cetvelleri sisteme tanıtılmıştır. Sistem istenen raporları otomatik olarak verebilmektedir. Her sene yayımlanan yan ödeme cetvelleri uyarınca gerekli güncellemelerin yapılması, yan ödemelerin alınması için yeterlidir. Program, kişilerle yan ödeme bilgisi arasındaki eşleşmeyi otomatik olarak yapmakta, aynı zamanda manuel müdahaleye de izin vermektedir.

Kadro İşlemleri

Program Akademik ve İdari kadrolar üzerinde gerekli her türlü işlemin yapılmasını sağlayan kolay erişilebilir formlar sayesinde kullanıcılara, yönetmeliklere uygun kadro işlemleri iş adımlarını otomatik olarak sunmaktadır.

Kadro işlemlerini yalnızca kadro işlemi yapma yetkisi olan kullanıcılar gerçekleştirebilmektedir.

Üniversitedeki tüm dolu / boş ve bloke kadrolar sistemde ayrı ayrı tutulmakta, bu kadroların her birine metin olarak notlar eklenebilmektedir. Tenkis, tahsis, dolu kadro değişikliği ve akademik kadrolarda kadro dağıtımı işlemlerine tabi tutulacak kadrolar ayrı ayrı listelenebilmekte ve bu kadrolar üzerinde ihtiyaç duyulan işlemler yapılabilmektedir.

Akademik Kadro

Kadro Raporları

Akademik Kadrolar

Tüm Birimler Toplamında Unvan Derece Bazında Genel Rapor
Tüm Birimler Toplamında Unvan Derece Bazında Dolu Boş Kadro Sayıları
Birim Unvan Bazında Dolu Kadro Sayıları
Birim Unvan Bazında Boş Kadro Sayıları
Birim Unvan Derece Bazında Dolu / Boş Kadro Sayıları
Birim Unvan Derece Bazında Bloke Kadro Sayıları
Anabilim dalı bazında unvanlar için Dolu Boş Bloke kadro sayıları
İllere göre dolu / boş kadro sayıları
Tenkis / Tahsis için Ayrılan Kadrolar Listesi
Dolu Kadro Değişikliği için Ayrılan Kadrolar Listesi
Dağıtılmış Kadrolar Listesi
I Sayılı İcmal
II Sayılı İcmal
I Sayılı Cetvel
II Sayılı Cetvel
Kadro Cetvelleri

İdari Kadrolar

Tüm Birimler Toplamında Unvan Derece Bazında Dolu Boş Kadro Sayıları
Tüm Birimler Toplamında Sınıf Derece Bazında Dolu Boş Kadro Sayıları
Unvan ve Derece Bazında Dolu Boş Kadro Sayıları
I sayılı cetvel
Başbakanlık kadro raporu
Terfiler tablosu
Atamalar tablosu
Unvan değişiklikleri tablosu
Doldurulan / boşalan kadrolar tablosu
Göreve başlayanlar tablosu
İl bazında dolu boş kadro sayıları
Birim bazında dolu boş kadro sayıları
Kadro cetvelleri

Terfiler, Atamalar, Ayrılanlar, Doldurulan Kadrolar, Boşalan Kadrolar, Arş. Gör. Kadroları izin talepleri
Detaylı Akademik ve İdari kadro listeleri

Raporlamalar

Yazılımın içinde yer alan bilgiler arasında gerekli raporlamalar seçilen kriterlere göre çıkartılabilir. Genel raporlamayla birlikte, aşağıda belirtilen raporlar da yazılım içerisinden süzülebilmekte ve bu veriler gerektiğinde MS Excel'e ya da MS Word'e aktarılabilmektedir:

Akademik görevlere göre kadın/erkek sayıları
Görevlendirmeler
Öğretim elemanları sayıları
Gerçek / şahsa bağlı / kadro karşılığı personel sayıları
Öğretim elemanları listesi
Sendika üyeleri listesi
Sağlık raporları
35. madde ile görevlendirilenlere ilişkin raporlar
İllere göre istihdam
Ek idari görevlere ilişkin raporlar
Atamalar tablosu
Derece değişiklikleri tablosu
Unvan değişiklikleri tablosu
Terfiler tablosu
Üniversiteden ayrılanlar tablosu
Rektörlüğe çekilen kadrolar tablosu
Kıdem listeleri
Sicil notu raporu
Fiili görev yerine göre personel tablosu
Memurların yaş grupları ve cinsiyetlerine göre dağılımı
Yan ödeme tablosu

Evrak Takip

Program dâhilinde üniversitenin özlük işleri bürosunda kullanılmak üzere bir evrak takip modülü geliştirilmiştir. Bu modülde gelen ve giden evraklar için detaylı bilgi giriş imkânı bulunmaktadır. Evrakların kurum personeli ile kurum sicil numarası üzerinden eşleştirilmesi neticesinde kişiye ait ekranlardan direkt olarak ilgili Kayıtlı evraklara ulaşılabilmektedir. Bilgiler, gelen ve giden evrağa göre ayrı ayrı, günlük ya da tanımlanan tarihe göre raporlanabilir. Bu veriler MS Excel'e aktarılabilir. İlgili kişi, isim bilgisine göre evrağının ne aşamada olduğunu görebilir.

Gelen Evrak

Personelle ilgili gelen evraklar için belli kayıt bilgileri tutulur:

Geliş Tarihi
Geldiği Yer
Evrağın Tarihi
Evrağın Cinsi
Evrağın Eki
Konusu
Gittiği/Havale edildiği Yer/Kişi

Bilgiler, gelen ve giden evrağa göre ayrı ayrı, günlük ya da tanımlanan tarihe göre raporlanabilir. Bu veriler, excele de aktarılabilir. İlgili kişi, isim bilgisine göre evrağının ne aşamada olduğunu görebilir.

Giden Evrak

Sıra No
Gidiş Tarihi
Gittiği Yer
Evrak No
Evrak Cinsi
Evrak Eki
Konusu
Ad
Soyad

Ek Özellikler

Kullanıcıların sıklıkla eriştiği kanun, yönetmelik, bildiri vs. gibi dökümanlar veritabanında saklanarak, ortak erişim ortamı sunulmakta
Emekli sandığının getirdiği düzenlemeler ışığında personel hakkında tutulması gereken bilgiler tutulmakta ve bunların emekli sandığının web sitesine uygun formatta çıktısı alınabilmekte
İlgili bakanlık ve diğer kamu kuruluşlarına gönderilmesi gereken dönemlik raporlar alınmakta
Aylık olarak yapılacak işler listesi çıkarılarak, personel yönetimi sürecinde aksaklıkların olması önlenmeye çalışılmakta

Hatırlatma Listesi

Uzatma tarihi gelen akademik personel
12. senesini tamamlayan yardımcı doçentler
Yaş haddi gelen akademik/idari personel
4. senesini / 3. senesini tamamlayan profesörler
Ek idari görev tarihi bitenler
Görevlendirme dönüşü yapılmayan personel
Ücretsiz izin dönüşü onaylanmayan personel
Erkek çocuğu 25 yaşını geçenler
EKEA terfi tarihi gelenler
GA terfi tarihi gelenler
KHA terfi tarihi gelenler
2. senesinde aday durumu değişmeyen idari personel
Geçici işçilerin görev süresi bitimi
35. madde ile görevlendirilen akademik personelin dönüşü

Kullanıcı Tipleri

Yazılımı kullanmak üzere yetkilendirilmiş 3 tip kullanıcı vardır. Birinci gruptaki admin (yönetici) kullanıcıları program üzerindeki tüm bölümlere erişim sağlayabileceği gibi, her departmana ait verileri değiştirme yetkisine sahiptir. İkinci grupta bulunan atanmış kullanıcılar, sadece kendi bölümleriyle ilgili kısımlar üzerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. 3. tip kullanıcı sadece bilgileri görüntüleyebilir. Veriler üzerinde ekleme, çıkarma, değiştirme yapamaz. Her bir kullanıcı için aşağıdaki yetkilendirmeler ayrıca yapılabilir:

Kadro İşlemleri Yetkisi
Evrak Modülü Yetkisi
İzin İşlemleri Yetkisi
Disiplin İşlemleri Yetkisi
Personel Silme Yetkisi
Personel Ekleme Yetkisi
Ayrılma İşlemleri Yetkisi
Geçici İşçiler Ekranı Yetkisi
Yabancı Uyruklu Personel Ekranı Yetkisi

Yedekleme

Yazılım veritabanı, her gün otomatik olarak yedeklenir. Dilenirse, belli bir anda da backup alınabilir. Yedeklenmiş dosyalar kronolojik olarak görüntülenebilir.

Teknik Altyapı

Sistemin çalışması için gerekli donanımın karşılanması, Üniversite'nin sorumluluğundadır. Uygulama client-server yapısında olup clientlar için gerekli konfigürasyon windows xp + .net 1.1, server için ise windows 2003 server ve sql server 2000'den oluşmaktadır. Client'ların sunucuya bağlanabilmesi için SQL Server portunun client bilgisayarların erişimine açık olması gerekmektedir.