Ankara Üniversitesi EdoWEB Dönüşümü: 30 Günde Türkiye'nin En Büyük Ek Ders Otomasyonu

Eğitim Sektöründe Çevik Dijital Dönüşüm Örneği

Ankara Üniversitesi'nin 75.000'i aşkın öğrencisi, 15 fakültesi, 3.500'den fazla akademik personeli ve çok lokasyonlu kampüs yapısıyla Türkiye'nin en köklü ve büyük üniversitelerinden biri olması, EdoWEB Ek Ders Otomasyonu'nun uygulanmasını olağanüstü bir zorluk haline getiriyordu. Karşımızda sadece bir yazılım entegrasyonu değil, onlarca yıllık yerleşik iş süreçlerinin dönüştürülmesi görevi vardı.

Sözleşmenin imzalanmasından itibaren yeni akademik yılın başlamasına yalnızca 30 gün kalmıştı. Bu süre içinde tüm sistemin kurulması, özelleştirilmesi, test edilmesi ve kullanıcıların eğitilmesi gerekiyordu. Bu zaman kısıtı altında çalışmak, ekibimiz için büyük bir meydan okuma anlamına geliyordu.

Projenin karmaşıklığını artıran faktörlerden biri, üniversitenin farklı birimlerinde farklılaşan ek ders hesaplama ihtiyaçlarıydı. Tıp Fakültesi'nin klinik uygulamaları, Konservatuvar'ın birebir eğitim modeli, Uzaktan Eğitim programlarının kendine özgü yapısı ve Yabancı Diller Yüksekokulu'nun yoğun ders saatleri, her biri özel çözümler gerektiriyordu.

Proje ekibimiz, öncelikle üniversitenin mevcut iş akışlarını derinlemesine analiz etti ve EdoWEB'in sunduğu modüler yapı sayesinde, her fakülte ve birimin kendine özgü ihtiyaçlarını karşılayacak özelleştirmeleri gerçekleştirdi. Üniversitenin personel otomasyonu ile tam entegrasyon sağlayarak, akademik personelin unvan, kadro ve izin bilgilerinin otomatik olarak sisteme aktarılması sağlandı.

Paralel yürütülen eğitim programları ile 12 farklı lokasyonda 200'den fazla fakülte sekreteri, bölüm başkanı ve idari personele sistemin kullanımı öğretildi. Bu süreçte geliştirilen video tabanlı eğitim materyalleri ve kapsamlı kullanım kılavuzları, akademik kadronun sisteme hızla adapte olmasını sağladı.

En kritik aşama, geçmiş dönem verilerinin yeni sisteme aktarılmasıydı. Ekibimiz, 7/24 çalışarak 25.000'den fazla ders kaydını, 3.500'den fazla öğretim elemanı profilini ve binlerce ek ders puantaj bilgisini başarıyla sisteme aktardı. Veri doğrulama süreçleri sayesinde, geçişte hiçbir veri kaybı yaşanmadı.

Güz döneminin başlamasıyla birlikte sistem canlıya alındı ve ilk hafta içinde 12.000'den fazla dersin ek ders yükleri başarıyla hesaplandı. Sistemin sunduğu otomatik kontroller sayesinde, daha önce manuel hesaplamalarda gözden kaçan hatalar tespit edildi ve düzeltildi. Bu da üniversiteye önemli bir mali tasarruf sağladı.

İlk aylık ödeme döneminde, eski sistemde 8 gün süren ek ders bordro hazırlama süreci, EdoWEB sayesinde 1 güne indi. SGK ve muhasebe entegrasyonları sayesinde ödeme süreçleri tamamen dijitalleşti ve manuel veri girişinden kaynaklanan hatalar ortadan kalktı.

Proje, sadece bir yazılım kurulumu olmaktan çıkıp, köklü bir kurumsal dönüşüm örneğine dönüştü. Ankara Üniversitesi yönetimi, sağlanan verimlilik artışı ve maliyet tasarrufu nedeniyle projeyi "dijital dönüşümün başarı hikayesi" olarak nitelendirdi.

EdoWEB Ek Ders Otomasyonu, bugün Ankara Üniversitesi'nin akademik süreçlerinin ayrılmaz bir parçası haline geldi ve her dönem 50.000'den fazla ders kaydının ve 10.000'i aşkın ek ders ödemesinin sorunsuz şekilde yönetilmesini sağlıyor. Bu başarılı implementasyon, büyük ölçekli akademik kurumların dijital dönüşümünde Netiket'in uzmanlığını ve çevik metodolojisini gözler önüne seren önemli bir referans noktası oldu.