NhrWEB - İnsan Kaynakları Otomasyonu

Bir insan kaynakları biriminin yürüttüğü işlerin hemen tamamı tek programın içindedir. Kadro ve izin işlemleri, terfi, özlük ve emeklilik; HİTAP ve KPBS bildirimleri; 300'den fazla hazır rapor. Ayrı programlarda veya Excel dosyalarında yürütülen işler aynı personel kaydı üzerinde toplanır ve birimin ihtiyaç duyduğu her kesit kendi ekranından üretilir.

NhrWEB özünde bir kayıt tutma yazılımı değildir. Süre, kıdem ve terfi hesaplarını mevzuata göre yapan, merkezî sistemlere yapılacak bildirimleri yürüten ve bütün bu işlemleri denetlenebilir bir kayıt düzeni içinde belgeleyen bir sistemdir. Yazılım 2004 yılından bu yana geliştirilmekte olup bugün 73 kurumda akademik, idari, sözleşmeli ve yabancı uyruklu personelin özlük süreçlerini yürütmektedir. Kurulu olduğu yerler arasında devlet ve vakıf üniversitelerinin yanı sıra bakanlıklar ve ajanslar da bulunmaktadır.

Sekiz merkezî devlet sistemiyle canlı bütünleşme

Nüfus, öğrenim, sınav ve akademik kariyer bilgileri kaynağından doğrulanarak alınır; aynı veri ikinci kez girilmez.

• HİTAP — Hizmet Takip Programı

• KPS / MERNİS — Kimlik Paylaşım Sistemi

• KPBS — Kamu Personeli Bilgi Sistemi

• ÖSYM, YÖKSİS, YÖK Akademik, YÖKDİL

• MEB Öğrenci Bilgi Sistemi

İnsan kaynakları biriminin iş listesi

Bir insan kaynakları biriminin günlük işi kadro, izin, terfi ve özlük kayıtları üzerinde döner; bu kayıtların büyük bölümü ayrıca merkezî sistemlere bildirilir. NhrWEB'de bu işlerin tamamı tek kayıt üzerinde yürür: HİTAP ve KPBS bildirimleri ayrı bir programa geçilmeden, kadro ve izin işlemleri liste hâlinde, sonuçlar ise doğrudan rapora dönüşerek.

Bir personelin kadro hareketi işlendiğinde HİTAP bildirimi de, KPBS kaydı da, izin hakedişi de aynı kayıt üzerinden ilerler. İkinci bir programa veri girilmez, Excel'de liste tutulmaz.

• Özlük ve kadro. Personel kartı 600'ün üzerinde alan taşır. Kadro talebi, kadro hareketi, atama, kararname ve hizmet belgesi aynı kayıt üzerinden yürür; kararname onayı kadro değişikliğini kendiliğinden başlatır.

• İzin. Yıllık, mazeret, sağlık, ücretsiz izin, süt izni, yarım zamanlı çalışma ve refakat aynı kayıt üzerinden yürür. İzin süreleri personel alt tipine göre üç kademeli tanımlanır.

• Terfi ve emeklilik. 657 sayılı Kanun'un derece-kademe tavanları, öğrenim durumu intibakı ve 631 sayılı KHK ayrımı sistemde tanımlıdır. Emeklilik yaş kuralları 90 satırlık bir tabloda tutulur.

• Listenin sonundaki işler. Görevlendirme, disiplin, idari ve adli dava takibi, tıpta uzmanlık ve maaş hesabı da sistem içindedir.

Personel akademik, idari, diğer ve yabancı uyruklu olarak ayrılır; birim, bölüm, anabilim dalı, unvan ve derece süzgeçleriyle daraltılır. Aktif, ayrılmış, göreve başlama bekleyen ve ayrılma bekleyen kayıtlar ayrı ayrı listelenir. Kadro durumu da süzgecin parçasıdır: tam zamanlı, arşiv, ders saati ücretli, misafir araştırmacı, 35 ile gelen, ÖYP, 40/b, doktora sonrası araştırmacı ve emeklilik sonrası sözleşmeli personel ayrı ayrı seçilebilir. Sonuç doğrudan Excel'e aktarılır.

İstenen listenin kurum tarafından üretilmesi

İnsan kaynakları biriminin en sık karşılaştığı istek, önceden tanımlanmamış bir listedir: belirli bir birimdeki belirli unvanların öğrenim durumu, kadro doluluğu, izin bakiyeleri, emeklilik tarihi yaklaşanlar. Bu tür isteklerin yazılım firmasına iletilip beklenmesi, birimin en çok zaman kaybettiği noktadır. NhrWEB'de raporlama iki katmanlıdır: aranan kesit hazır listede varsa doğrudan alınır; yoksa genel inceleme raporundan kullanıcı kendisi tanımlar ve istediği biçimde alır.

• 300'den fazla hazır rapor. Raporlar akademik personel, idari personel, genel, sicil ve sözleşmeli personel başlıkları altında gruplanmıştır. Aranan liste çoğu zaman bu kütüphanede zaten bulunur.

• Genel inceleme raporu. Kullanıcı görmek istediği alanları seçer, kriterini kurar ve raporu istediği biçimde alır: ekranda listeler, Excel'e aktarır, e-posta ile gönderir veya seçtiği kayıtlar için şablondan toplu belge ürettirir.

• Dokuz karşılaştırma. Eşittir, eşit değil, küçük, büyük, küçük eşit, büyük eşit, içinde, arasında ve liste içinde. Kurulan rapor Kayıtlı Filtrelerim olarak saklanır.

• Kuruma özel alanlar. Kurumun kendi tanımladığı alanlar hazır raporlarda ve genel inceleme raporunda birlikte kullanılabilir; incelenen bir kurulumda bu alanların sayısı 996'dır.

Üst yönetimden gelen bir liste isteği için yeni geliştirme beklenmesi öngörülmemektedir. Kurum, aradığı kesiti kendi kullanıcısıyla üretir.

Birimin işi kendi başına yürütmesi

Ürün, insan kaynakları birimi çalışanının bilgi işlem biriminden destek almadan çalışabilmesi esasına göre kurulmuştur. Ekranlar tek tek kayıt açmaya değil, toplu işe göre düzenlenmiştir.

• Toplu işlemler. Dönem terfisi, HİTAP gönderimi ve kontrolü, kadro hareketleri ve belge üretimi toplu çalıştırılır. Toplu belgeler tek dosyada toplanarak indirilir.

• Mevzuat bilgisi programda durur. Derece-kademe tavanları, öğrenim intibakı, izin hakediş süreleri ve emeklilik yaş kuralları tablolarda tanımlıdır. Yeni göreve başlayan bir personel memurunun aylar içinde öğrendiği bilgi programın içindedir.

• 47 takip kuralı. Yaş haddi, görev süresi bitenler, ücretsiz izni bitenler, askerlik tecili bitenler, aday memurluk süresi dolanlar, mecburi hizmeti bitenler, ihtisas süresi bitenler ve oturma izni bitenler gibi durumlar kullanıcı aramadan listelenir. Her kural ekrandan açılıp kapatılır.

• Herkes her ekranı görmez. 568 ekranın tamamı her kullanıcıya açılmaz; kimin hangi ekranı göreceği kurum tarafından belirlenir. Ekran sayısı eğitim yükünü değil, ürünün kapsamını ifade eder.

Onaylanan terfide hizmet kaydı, hizmet belgesi ve kararname tek işlem bütünlüğü içinde oluşturulur; herhangi bir aşamada hata oluşursa üçü birlikte geri alınır. Kıdem motoru tek işlemde 14 hesaplama bileşeni çalıştırarak 27 ayrı süre çıktısı üretir.

Kurumda karşılığı olan başlıklar

• HİTAP'ta tam işlem. HİTAP web servisinin elli yedi operasyonundan elli dördünde işlem yapılır. On bir hizmet grubunda sorgulamanın yanı sıra ekleme, güncelleme ve silme de yürütülür; toplu gönderim, toplu çekim ve toplu kontrol tek ekrandadır.

• Kıdem ve hizmet süreleri. Hizmet belgesi süreleri, hizmet birleştirme, borçlanma, askerlik, mahkeme kararları, açık süreler, diğer kurumlarda geçen hizmetler ve yarı zamanlı çalışma dâhil edilerek hesaplanır.

• Emeklilik. Doğum tarihine, sigorta başlangıcına ve prim gün sayısına göre ayrı ayrı hesaplanır; en geç tarih esas alınır.

• İzin hakedişi. Personel alt tipi bazında üç kademeli süre tablolarıyla tanımlanır. Devredilebilir azami süre, devir yılı sayısı ve son kullanım ayı ayrı belirlenir.

• Kadro talebinden atamaya. Kadro talebi, ilan ve atama süreci sistem üzerinde yürür. Organizasyon şeması, idari birim hiyerarşisi ile fiziki yerleşim hiyerarşisini iki ayrı ağaç olarak modelleyebilir.

• Alan düzeyinde yetkilendirme. Yirmi beş veri grubu, kullanıcının rolü kontrol edilmeden sunucu tarafından hiç gönderilmez. Personel bilgi ekranının açılması da kullanıcı, tarih ve IP adresiyle kayda geçer.

• Elektronik belge yönetimi. Envision bütünleşmesinde belgeler imza ve paraf akışına sistem üzerinden gönderilir. Seneka'da onaylanan izin belgeleri on dakikalık aralıklarla okunur ve dört iş kuralı kontrolünden geçirilerek izin kaydına dönüşür.

• Hukuk ve tıpta uzmanlık. İdari davalar yürütmeyi durdurma, iptal, istinaf, temyiz ve karar düzeltme safahatlarıyla izlenir. Tıp fakültesi bulunan kurumlarda ihtisas dosyası, karne onayları, yeterlilik sınavları ve rotasyon kayıtları tek ekranda toplanır.

Kurumun kendi yapısına göre kurulum

Kurumların kadro, unvan ve birim yapıları birbirinden farklıdır. NhrWEB'de uyarlama kod geliştirmesiyle değil tanımlama ekranlarıyla yapılır: 145 tanımlama ekranı ve 195 yapılandırma anahtarı bulunur. Kurumun kullanmadığı modüller — maaş, hukuk, lojman, kurum içi eğitim, YÖK özgeçmiş, performans değerlendirme — kurulumda ayrı ayrı kapatılır.

Mevcut verinin taşınması veritabanına tek bir kayıt yazılmadan önce prova edilir. Veri 11 Excel şablonu ve 178 sütun üzerinden alınır; aktarım öncesinde önizleme çalıştırılır, aktarım sonrasında 46 maddelik tutarlılık denetimi yapılır. Tek bir kurumun geçişinde 248.289 izin kaydı aktarılmıştır. Süreç 45 adımlık yazılı bir plana bağlıdır.

Değerlendirme ölçütleri

Aşağıdaki dört husus, bir personel yazılımının kapsamını ve raporlama gücünü ölçmek için kullanılabilecek genel ölçütlerdir. Değerlendirilen tüm tedarikçilere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Kurumun kendi iş listesinin karşılanma oranı. Birim yürüttüğü işleri yazılı olarak verir; her kalemin ekranı görüşmede açılır.

• Hazır listede bulunmayan bir kesitin görüşme sırasında üretilmesi. Kurumun aklındaki bir listenin kullanıcı tarafından tanımlanıp istenen biçimde alınabildiğini gösterir.

• Bir dönem terfi listesinin toplu çalıştırılması. İşlemin tek tek kayıt açmadan yürüyüp yürümediğini gösterir.

• Kuruma özgü bir tanımın görüşme sırasında eklenmesi. Yeni bir unvan veya izin türünün kod geliştirmesi olmadan tanımlanabildiğini gösterir.

Ürünü birlikte görelim

Ürünü tanıtmak ve canlı bir demo yapmak isteriz. Kırk beş dakikalık bir görüşmede kadro, izin, terfi ve raporlama ekranları uçtan uca gösterilir. Gösterim kendi tanıtım verimiz üzerinde yapılır; kurumun kendi verisi kullanılmaz. Veri aktarımı ve kurulum ayrı bir süreçtir ve sözleşme sonrasında planlanır.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23

Görsellere ilişkin not. Bu sayfadaki ekran görüntülerinin tamamı ürünün çalışan ekranlarıdır. Kurum adı ve logosu, takvimdeki kişi adları ile uyarı sayaçlarındaki değerler maskelenmiştir. Sayfada hiçbir kurumun adı yayımlanmamaktadır.