İdari Performans Değerlendirme Sistemi

Üniversitelerde ve kamu kurumlarında idari personelin performansı kurumun kendi yönergesiyle ölçülür; ülke çapında tek bir form yoktur. Yönergelerin çoğunda personeli birinci ve ikinci amir değerlendirir, iş becerisi, kurallara uyma, iş birliği ve iletişim gibi kategorilerde kriter bazlı puan verilir ve sonuç A’dan E’ye düzeylere ayrılır. Bazı yönergeler düşük düzeydeki personel için görüşme ve hizmet içi eğitim, yüksek düzey için başarı belgesi öngörür. Kâğıtla yürüyen bir dönemde asıl iş, kimin kimi değerlendireceğini belirlemek, formları toplamak ve sonuçları birim birim çıkarmaktır.

İdari Performans Değerlendirme Sistemi bu süreci NhrWEB’in kadro verisi üzerinde yürütür. Personel dairesi dönemi açar ve birim birim toplu değerlendirme oluşturur; birimdeki idari ve sözleşmeli personel fiilî görev yeriyle listelenir, 1. ve 2. değerlendirici birim ataması, unvan kuralı ya da idari görev kaydından önerilir. Değerlendiriciler her kriteri 0–100 arasında puanlar; genel puan ve başarı düzeyi kendiliğinden hesaplanır, raporlar birim, kategori ve dönem bazında alınır. Sistem iki üniversitede kullanılıyor.

Dönemden rapora, adım adım

• Dönem. Ad, yıl, başlangıç ve bitiş tarihi, son teslim tarihi ve açıklama. Aynı anda tek dönem aktiftir; bir dönemde her personel için tek değerlendirme açılır.

• Toplu değerlendirme. Birim seçilir; kadrosu o birimde olanlar ile fiilen o birimde çalışanlar listelenir. Kapsam idari ve sözleşmeli personeldir. Önerilen değerlendiriciler tek tek değiştirilebilir.

• 1. değerlendirici. Her kriteri 0–100 arasında puanlar ve kariyer önerisini yazar: üst göreve aday olup olmadığı ve ne zaman, eş düzeyde başka bir görev önerisi ve en çok beş eğitim önerisi.

• 2. değerlendirici. Kurumun seçtiği biçime göre ya kendi puanlarını bağımsız verir ya da 1. değerlendiricinin formunu onaylar veya gerekçe yazarak iade eder. İade sayısı, son gerekçe ve tarih kayıtlıdır.

• Sonuç. Genel puan kriter puanlarının ortalamasıdır; başarı düzeyi 90 ve üzeri A, 76 ve üzeri B, 60 ve üzeri C, 40 ve üzeri D, altı E olarak belirlenir.

• Değerlendirici kilidi. Puanlama başlamış ya da iade edilmiş bir değerlendirmede değerlendirici değiştirilemez; puanı veren kişi ile kayıttaki değerlendirici ayrışmaz.

Kriterler ve puan hesabı

Varsayılan set sekiz kategoride 30 kriterdir: iş becerisi (5), görevleri yerine getirme (4), kendini geliştirme (3), kurallara uyma (4), iş birliği (3), iletişim (4), kurumsal bilgi (2) ve davranış (5). Kriter seti kurulumda kurumun yönergesine göre yüklenir; kategori, sıra ve kriter metni yönergedeki gibi gelir.

• Liderlik kriterleri. Yönetici unvanları için ayrı bir kriter grubu tanımlanabilir; bu grup yalnız o unvanlardaki personelin formuna gelir. Bir kurulumda sekiz kategorideki 32 temel kritere yöneticiler için 8 liderlik kriteri eklenmiştir.

• Çift bağımsız değerlendirme. İki değerlendirici de tüm kriterleri puanlar; genel puan, iki değerlendiricinin toplamının kriter sayısının iki katına bölümüdür.

• Onay ve iade. Yalnız 1. değerlendirici puanlar ve genel puan onun ortalamasıdır; 2. değerlendirici formu onaylar ya da iade eder. Onaylanan form puanlamaya kapanır.

• Durumlar. Bekliyor, 1. değerlendirici tamamladı, 2. değerlendirici tamamladı, onay bekliyor, iade edildi ve tamamlandı.

Değerlendirici önerisi: kim kimi değerlendirir

Kimin kimi değerlendireceği her dönemin en çok zaman alan işidir. Sistem öneriyi dört kaynaktan, öncelik sırasıyla çıkarır ve birim seçildiğinde tüm personel için birlikte getirir.

• Birime atanmış değerlendirici. Personel dairesi bir birime 1. ve 2. değerlendiriciyi atamışsa önce bu kullanılır.

• Birim ve unvan kuralı. Hangi birimde hangi unvanı kimin değerlendireceğini gösteren tablo; kurulumda kurumun listesinden aktarılır. Bir kurulumda 152 kural vardır.

• Sekreter kuralı. Fakülte, enstitü ve yüksekokul sekreterlerini dekan ya da müdür ile genel sekreter değerlendirir.

• İdari görev kaydı. NhrWEB’deki idari görevlerden rol bazlı arama: genel sekreter ve yardımcısı, dekan ya da müdür, fakülte sekreteri, daire başkanı, koordinatör, hukuk müşaviri, merkez müdürü, başhekim, hastane başmüdürü ve ofis başkanı.

Raporlar, takip ve öz değerlendirme

• Dönem raporları. İlerleme, puan dağılımı, birim durumu ve istatistikleri, kategori ortalamaları, dönem karşılaştırması ve değerlendirici iş yükü; bekleyen ve tamamlanan değerlendirme listeleri.

• Takip listesi. Tamamlanan değerlendirmelerden C, D ve E düzeyindekiler ayrı listelenir; görüşme ve eğitim planlamasına başlangıç olur.

• Excel. Değerlendirme listesi sicil numarası, birim, fiilî görev yeri, değerlendiriciler ve puanları, genel puan, başarı düzeyi ve durumla Excel’e alınır.

• Öz değerlendirme. Personel dört soruyu kendisi yanıtlar: iş tatmini (çok yüksekten çok düşüğe beş düzey), kendine uygun işte çalışıp çalışmadığı, işinde zorlukla karşılaşıp karşılaşmadığı ve kuruma güveni; her yanıtın gerekçesi yazılır. Değerlendirme puanını etkilemez ve son teslim tarihinde kapanır.

• Öz değerlendirme raporları. Genel özet, iş tatmini dağılımı, evet ve hayır oranları, birim ve unvan kırılımı ve Excel.

Roller ve altyapı

• Roller. Değerlendirme, değerlendirme yönetimi ve rapor için ayrı roller tanımlanır.

• NhrWEB ile bir arada. Personel, birim, unvan, kadro tipi ve idari görev bilgisi NhrWEB’den gelir; ayrı bir personel listesi tutulmaz. Özlük kaydında geçmiş yılların performans notları ve harf karşılıkları da tutulabilir.

• Giriş. Kurumun LDAP ya da CAS girişi kullanılabilir; sistemde hesabı olmayan değerlendiriciye kullanıcı açılır.

Değerlendirme ölçütleri

Bir performans değerlendirme sistemi seçilirken aşağıdaki sorular sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Kriter seti kurumun yönergesindeki metinle kurulabiliyor mu? Kategori ve kriter metinlerinin yönergeyle birebir aynı olup olmadığını gösterir.

• Kimin kimi değerlendireceği kural olarak tanımlanıyor mu? Değerlendiricilerin her dönem elle mi atandığını, birim ve unvan kuralından ya da idari görev kaydından mı geldiğini gösterir.

• Fiilen başka birimde çalışan personel doğru amire gidiyor mu? Kadro birimi ile fiilî görev yerinin ayrı tutulup tutulmadığını gösterir.

• İkinci değerlendiricinin rolü yönergeye göre seçilebiliyor mu? Bağımsız puan verme ile onay ve iade arasında yazılım değişikliği olmadan geçilip geçilemediğini gösterir.

• Sonuç izleniyor mu? Düşük düzeydeki personelin ayrı listelenip listelenmediğini ve dönemler arası karşılaştırma yapılıp yapılamadığını gösterir.

İlgili ürünler

Personel, birim ve idari görev verisi için NhrWEB İnsan Kaynakları Otomasyonu; eğitimlerin planlanması ve kaydı için Hizmet İçi Eğitim Otomasyonu; çalışan anketleri için nSurvey Anket Otomasyonu.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede örnek bir birim için dönem uçtan uca gösterilir: dönem açma, değerlendirici önerisi, kriter puanlama, ikinci değerlendiricinin onayı ya da bağımsız puanı, başarı düzeyi, takip listesi ve öz değerlendirme raporu. Kurumun yönergesi ve kriter metni paylaşılırsa kurulumun nasıl yapılacağı aynı görüşmede konuşulur.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23