Unimetrics Kurumsal Veri Yönetim Sistemi

Üniversitede veri talebi çoğu zaman aynı döngüyle karşılanır. YÖK'ten, Strateji Daire Başkanlığından ya da bir sıralama kuruluşundan istek gelir; birimlere yazı gönderilir, Excel tabloları doldurulup geri toplanır, bir sonraki talepte aynı iş baştan yapılır. Proje ofisinin, SEM'in ya da SKS'nin yıl boyunca yaptığı işler bu tablolarda her seferinde yeniden sayılır.

Unimetrics Kurumsal Veri Yönetim Sistemi bu döngüyü tersine çevirir. Birimler projelerini, patent başvurularını, sertifika programlarını, etkinliklerini ve öğrenci topluluklarını iş yapılırken sisteme kaydeder; kendi listelerini, filtrelerini ve özetlerini buradan izler. Kurumun ihtiyaç duyduğu sayılar ayrıca toplanmaz, bu kayıtlardan derlenir.

Birim işini kaydeder, kurum verisi kendiliğinden oluşur

Her birim yalnız kendi alanındaki kayıtları tutar: SKS öğrenci topluluklarını ve etkinlikleri, proje ofisi ve BAP birimi projeleri, teknoloji transfer ofisi patent başvurularını, SEM ve DİLMER sertifika programlarını. Fakülteler QS ve THE için istenen birim verisini girer; performans programı göstergeleri üç aylık dönemlerle birimlerden toplanır. Strateji birimi aynı kayıtları kurum geneli için okur.

Sekiz veri alanı tek ekranda

Ana ekran sekiz veri alanını bir arada gösterir: öğrenci toplulukları, etkinlikler, patentler, SEM sertifikaları, projeler, THE için birim verileri, QS verileri ve performans programı göstergeleri. Her alan kendi listesi, filtreleri ve özetiyle açılır.

Hangi birim neyi kaydeder

• Öğrenci toplulukları (SKS). Topluluklar sekiz kategoride tutulur: akademik ve mesleki; girişimcilik ve inovasyon; kariyer ve liderlik; kültürel ve sanatsal; proje takımları; sosyal sorumluluk ve gönüllülük; spor ve rekabetçi; uluslararası ve değişim programları. Üye sayısı, uluslararası öğrenci sayısı ve faaliyet sayısı izlenir.

• Etkinlikler (SKS ve birimler). Çalıştaydan sempozyuma 11 etkinlik türü ve 9 tema kullanılır. Etkinliği akademik, idari ya da öğrenci tarafının yürüttüğü, ulusal ya da uluslararası olduğu ve katılım biçimi kaydedilir; sektör iş birliği, kariyer merkezi, kalite kültürü, bağımlılıkla mücadele ve dezavantajlı gruplara yönelik etkinlikler ayrıca işaretlenir, uluslararası katılımcı sayısı tutulur.

• Projeler (proje ofisi, BAP, TTO). AB, TÜBİTAK, bakanlıklar, kalkınma ajansları, TENMAK, TÜSEB, BAP ve diğer kamu kaynaklı projeler; durum (yeni kabul, devam, tamamlandı, ret), bütçe ve öz kaynak oranı, ulusal ya da uluslararası fon, Ar-Ge niteliği, TTO ve teknopark bağlantısı, ticarileşme, öğrenci-sanayi iş birliği ve ilişkili patent bilgisiyle tutulur.

• Patentler (TTO). Patent, faydalı model ve tasarım başvuruları; başvuru ya da kabul durumu, başvuru sahibinin öğrenci, akademik personel ya da kurum olması, ulusal ya da uluslararası başvuru ve uluslararası iş birliği bilgisiyle kaydedilir.

• Sertifika programları (SEM, DİLMER). Dil, dijital beceri, mesleki beceri, sağlık hizmetleri, girişimcilik ve yapay zekâ temalarında; yüz yüze teorik, yüz yüze uygulamalı ya da uzaktan verilen programlar katılımcı bazında kaydedilir. Sertifika türü (katılım ya da başarı), süre (saat) ve sertifikayı kabul eden kurum (MEB ya da tüm kamu kurumları) tutulur.

Her alanın özeti listeyle aynı ekranda hesaplanır. Proje ofisi toplam ve aktif proje sayısını, türe ve duruma göre dağılımı, ulusal ve uluslararası fonlu, Ar-Ge nitelikli, ticarileşen ve patentle ilişkili projeleri, toplam ve ortalama bütçeyi görür. SEM için yıl içindeki sertifika sayısı, toplam eğitim saati ve tekil katılımcı sayısı; TTO için uluslararası başvuru ve iş birlikleri; SKS için toplam üye sayısı ile en çok üyesi ve faaliyeti olan topluluklar çıkar.

Mevcut tablolar Excel'den aktarılır

Birimlerin bugüne kadar tuttuğu Excel listeleri sisteme aktarılabilir. Her alan için şablon indirilir; yüklenen dosyada zorunlu alanlar, liste değerleri, tarih biçimi ve Evet/Hayır alanları denetlenir. Aktarım sonunda alınan ve alınamayan kayıt sayısı gösterilir, hatalar satır satır listelenir. Kayıtlar istenen anda Excel olarak dışa da aktarılır.

Performans programı göstergeleri: 7 kategori, 54 gösterge

Performans programı göstergeleri birimlerden üç aylık dönemlerle toplanır. Birim her gösterge için değeri girer, gerekirse açıklama yazar ve belge ekler; dönem için birleşik Excel raporu alınır.

• Araştırma, Geliştirme ve Yenilikçilik: 12 gösterge

• Eğitim ve Öğretim Kalitesi: 14 gösterge

• Uluslararasılaşma: 5 gösterge

• Toplumsal Katkı ve Sosyal Sorumluluk: 6 gösterge

• Sağlık Hizmetleri: 4 gösterge

• Akademik Başarı ve Kurumsal Destekler: 4 gösterge

• Öğrenci Yaşamı ve Kampüs Hizmetleri: 9 gösterge

Patent, faydalı model ve tasarım başvuruları, SEM ve DİLMER sertifikaları, öğrenci toplulukları ve sosyal-kültürel faaliyetler gibi göstergelerin değeri ilgili alanın özetinde hazır bulunur; birim değeri buradan okuyarak girer.

QS ve THE verisi fakülteden gelir, onaydan geçer

• THE birim verileri. Fakülte ve bölümler veriyi yıl ve konu alanı bazında girer: tam zamanlı eşdeğer akademik ve araştırma personeli, uluslararası ve kadın personel, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri, yurt dışına giden değişim öğrencileri, verilen lisans ve doktora dereceleri, kurum, araştırma ve sanayi kaynaklı gelir.

• QS verileri. Fakülte bazında personel (tam ve yarı zamanlı, kişi sayısı ve tam zamanlı eşdeğer, cinsiyete göre), uluslararası ve doktoralı personel, lisans ve lisansüstü öğrenciler, gelen ve giden değişim öğrencileri, programlar, devam ve mezuniyet oranları, ilk kuşak üniversite öğrencileri, ücretler ve burslar ile mezun istihdamı girilir; her kayda kanıt bağlantısı eklenir.

• Onay akışı. Kayıt taslak olarak hazırlanır ve onaya gönderilir; gönderilen kayıt değiştirilemez. Yetkili kullanıcı onaylar ya da gerekçe yazarak reddeder; reddedilen kayıt birimde düzeltilip yeniden gönderilir. Onaylayan ve onay zamanı kayda işlenir.

• Yalnız onaylı veri. Kurum toplamları ve oranlar yalnız onaylanmış kayıtlardan hesaplanır. Panoda fakültelerin veri durumu, onay bekleyen ve onaylanan kayıt sayıları ile THE için konu alanı kapsamı izlenir.

Kurumun altyapısıyla birlikte çalışır

• Unimetrics'in bir modülü. Kurumsal Veri Yönetim Sistemi; stratejik plan, kurumsal risk, iç kontrol, KİDR ve kalite modülleriyle aynı uygulamada çalışır. Kullanıcı aynı girişle yetkili olduğu modüllere geçer.

• Birim bilgisiyle kayıt. Projeler, patentler ve sertifikalar fakülte ve bölüm bilgisiyle, etkinlikler düzenleyen birimle kaydedilir; performans programı ve sıralama verileri kurumun birim yapısındaki birimlere bağlanır.

• Kurum sunucusunda. Sistem kurumun kendi sunucusuna kurulur; kayıtlar, belgeler ve sıralama verileri kurumun veritabanında kalır.

• Excel ile uyumlu. Her alanın kaydı şablonla içe alınır ve Excel olarak dışa verilir; performans programı raporu Excel olarak alınır.

Değerlendirme ölçütleri

Kurumsal veri toplamak için bir yazılım değerlendirilirken aşağıdaki hususlar sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Veri, işin yapıldığı yerde mi giriliyor? Birimlerin kendi iş takibini bu sistemde yapıp yapamadığını gösterir. Veri yalnız rapor zamanı giriliyorsa toplama yükü değişmez.

• Mevcut Excel listeleri denetimli aktarılabiliyor mu? Geçmiş kayıtların kaybolmadan, hatalı satırlar ayıklanarak sisteme alınabildiğini gösterir.

• Kurum toplamları onaylı veriden mi hesaplanıyor? Sıralama kuruluşlarına bildirilen sayıların hangi kayıtlardan ve kimin onayıyla oluştuğunun izlenebildiğini gösterir.

• Aynı veri ikinci kez isteniyor mu? Performans programı, YÖK talepleri ve sıralama formları için birimlere ayrı ayrı yazı gönderme gereğinin kalkıp kalkmadığını gösterir.

İlgili ürünler

Aynı Unimetrics platformunda kalite döngüsü, iç tetkik, DÖF ve KİDR Unimetrics Kalite Yönetim Sistemi'nde; stratejik plan izleme, kurumsal risk ve iç kontrol Unimetrics Strateji Yönetim Sistemi'nde yürür. Personel özlük kayıtları için NhrWEB, anketler için nSurvey kullanılır.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede birim kaydından kurum özetine uzanan akış örnek veriyle gösterilir: proje ve sertifika kaydı, Excel'den aktarım, performans programı girişi ve QS/THE onayı. Bu sayfadaki ekran görüntülerinde kurum ve kişi bilgileri gizlenmiştir; değerler örnektir.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23