Akademik Yükseltme Otomasyonu

Öğretim üyesi kadrolarına atama, her kadro için ayrı bir dosya değerlendirmesidir. Kadro en az 15 gün ilanda kalır; adayın eserleri kurumun atama ölçütlerine göre puanlanır, ön değerlendirmeden geçen dosya jüriye gider. Jüri doktor öğretim üyesi ve doçent kadrolarında üç, profesör kadrolarında en az beş üyeden oluşur; profesörlükte en az üç üye başka üniversitedendir. Atama ölçütlerini her üniversite kendisi belirler ve ölçütler temel alana göre değişir: aynı ilandaki Fen Bilimleri ve Sosyal Bilimler kadroları farklı puan tablolarıyla değerlendirilir.

Akademik Yükseltme Otomasyonu, doktor öğretim üyesi, doçent ve profesör kadro ilanlarını ilandan atamaya kadar tek sistemde yürütür. Kurumun atama ölçütleri puan tablosu ve asgari koşullar olarak sisteme tanımlanır; aday akademik dosyasını YÖKSİS'ten kurar, puanı sistem hesaplar ve ölçütleri sağlamayan başvuru tamamlanmaz. Ön değerlendirme komisyonu her faaliyete karar verir, jüri raporunu sisteme yükler, atanan adayın kaydı NhrWEB'e aktarılır. Ürün bugün 16 üniversitede kullanılıyor.

Kadro ilanından atamaya, adım adım

• İlan ve kadrolar. Her kadro için unvan, birim, bölüm ya da anabilim dalı, derece, kadro ve yedek sayısı, özel şartlar ve bağlı olduğu puan tablosu tanımlanır. İstenen belgeler ilan ya da kadro düzeyinde belirlenir; kadroya yalnız belirli kişilerin başvurması gerekiyorsa T.C. kimlik listesi girilir.

• İlan kopyalama. Yeni ilan, seçilen kadrolar ve istenen belgelerle önceki ilandan kopyalanır; istenirse komisyon ve jüri atamaları da taşınır.

• Başvuru. Aday kadroyu seçer, akademik dosyasını YÖKSİS'ten kurar ve kanıt belgelerini yükler. Doçentlik bilgisi YÖK'ten sorgulanır; kurumda açıksa aday e-Devlet ile giriş yapar.

• Ön değerlendirme ve jüri. Komisyonun incelemesini tamamladığı ve başvurusu kabul edilen adaylar jüriye gönderilir; jüri raporları sisteme yüklenir.

• Sonuç ve atama. Asil ve yedek adaylar belirlenir; aday sonuç ilan edilene kadar başvurusunu "İnceleniyor" olarak görür. Göreve başlayacak adayın kaydı NhrWEB'e aktarılır.

Atama ölçütleri: kurumun puan tablosu sistemde

Kurumun yönergesindeki puan tablosu kategoriler ve puan kalemleri olarak tanımlanır. Tablo unvana ve birime bağlanabilir; her kadro kendi temel alanının tablosuyla değerlendirilir. Yönerge değiştiğinde tablo tanım ekranından güncellenir.

• Puan kalemi. Her kalemin puanı, azami puanı ve gerektiğinde asgarisi tanımlanır; bazı kalemlere yalnız YÖKSİS'ten kayıt eklenebilir.

• Hesaplama yöntemi. Kaleme göre seçilir: çok yazarlı eserde puanın yazarlar arasında paylaştırılması, yazar sayısı ve sırasına göre katsayı tablosu, başlıca yazarlık gibi işaretlere katsayı ya da adet × puan.

• Grup sınırları. Kategori ya da kalem azamisini aşan puan sayılmaz; ham puan ve geçerli puan ayrı gösterilir.

• Asgari koşullar. Tablo toplamı, kategori ve kalem asgarileri ile birden çok grubu kapsayan kurallar tanımlanır; örneğin "1, 3 ve 7. gruplardan toplam en az 50 puan".

• Başvuruda denetim. Aday başvurusunu tamamlarken sistem asgari koşulları denetler; sağlanmayan koşulu ve mevcut puanı yazar, başvuru bu haliyle tamamlanmaz.

Asgari koşulları sağlamak atanma hakkı vermez; dosyanın ön değerlendirmeye ve jüriye gitmesini sağlar. Puan tablosu ön incelemeyi hızlandırır, bilimsel değerlendirmeyi jüri yapar.

YÖKSİS ve YÖK: akademik dosya yeniden yazılmaz

Başvuru sırasında adayın YÖKSİS akademik özgeçmişindeki kayıtlar Netiket'in servis bağlantısıyla çekilir. Akademik dosya için bütün yılların faaliyetleri listelenir; aday kayıtları seçip puan tablosundaki ilgili kaleme ekler, kanıt belgesini yükler.

• Yedi kayıt türü. Makale, bildiri, kitap ve kitap bölümü, proje, atıf (atıf sayılarıyla), sanatsal faaliyet ve editörlük.

• Mükerrer puan yok. Bir YÖKSİS kaydı ikinci bir puan kalemine eklenmez; aynı eser iki kez puanlanmaz.

• Güncel veri. YÖKSİS'te düzeltilen kayıt "YÖKSİS'ten bilgileri tekrar çek" ile dosyaya yansır.

• Doçentlik bilgisi. İlan gerektiriyorsa adayın doçentlik bilim alanı ve tarihi başvuru sırasında YÖK'ten sorgulanır.

• YÖKSİS dışındaki faaliyetler. Tez danışmanlığı, ders, ödül gibi YÖKSİS'ten gelmeyen faaliyetler kanıt belgesiyle eklenir.

Ön değerlendirme komisyonu: her faaliyete karar

• Faaliyet bazında karar. Komisyon her faaliyeti onaylar, reddeder ya da puanını revize eder; gerekçe kayda geçer.

• Puan düzeltme. Kabul edilen adayın puan tablosunda komisyon üyesi düzeltme yapabilir; puan yeniden hesaplanır, eski ve yeni puan işlem kaydında kalır.

• İade ve ek süre. Eksik belgede başvuru adaya iade edilir; aday ek süre içinde düzeltip yeniden gönderir.

• Açıklama. Ret ve iade açıklamasını aday kendi ekranında görür.

• Başkan onayı. Komisyon başkanı incelemeyi tamamlar; başvurusu kabul edilen adaylar yönetici tarafından jüriye gönderilir.

Jüri: davetten rapora

• Kadro jürisi. Jüri üyeleri kadro bazında, sırası ve başkanıyla atanır; komisyon ve jüri ilan ekranından toplu atanabilir, başkanlar Excel'den aktarılabilir.

• Kurum dışı üyeler. Başka üniversiteden jüri üyesi e-posta davetiyle hesabını açar; yönetici onaylayınca şifresini oluşturup sisteme girer.

• Yalnız kendi dosyaları. Jüri üyesi yalnız kendisine gönderilen adayları görür; puan tablosu ve belgeler okunur, değiştirilemez.

• Rapor sistemde. Her üye kurumun istediği jüri belgelerini (rapor, değerlendirme formu) aday bazında yükler. Bütün üyelerin raporları yüklenince adayın jüri aşaması kendiliğinden tamamlanır.

Sonuç, atama ve kayıt

• Asil ve yedek. Sonuçta asil ve yedek adaylar belirlenir; sonuç ilanına kadar aday durumunu "İnceleniyor" görür, sonuç e-postayla bildirilir.

• NhrWEB'e aktarım. Göreve başlayacak adayın kaydı NhrWEB'e aktarılır; aktarım durumu izlenir.

• Çıktılar. Adayın akademik puan tablosu Excel'i, aday listeleri, ilan kadroları listesi (unvan, derece, açık kontenjan, birim) ve adayın bütün belgeleri tek dosyada.

• İşlem kaydı. Başvuru durumundaki her değişiklik ve puanın yeniden hesaplanması eski ve yeni değeriyle kayda geçer.

Altyapı ve kurulum

• ApplyLogic altyapısı. Akademik yükseltme, ApplyLogic'in öğretim üyesi ilanı başvuru türüdür; aynı kurulumda öğretim elemanı ve personel ilanları, akademik teşvik ve etik kurul başvuruları da yürütülür.

• Roller. Aday, ön değerlendirme komisyonu üyesi ve başkanı, jüri üyesi, ilan sorumlusu, birim sorumlusu ve yönetici.

• Kurum sunucusunda. Sistem kurumun sunucusunda ve alan adında çalışır; başvurular ve eserler kurumda kalır.

• Rehberler. Yönetici, komisyon ve aday için uygulama içi kullanım rehberleri.

Değerlendirme ölçütleri

Bir akademik atama sistemi değerlendirilirken aşağıdaki sorular sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Kurumun yönergesi olduğu gibi tanımlanabiliyor mu? Temel alana göre farklı tabloların, grup sınırlarının ve birden çok grubu kapsayan asgari koşulların yazılım değişikliği olmadan kurulup kurulamadığını gösterir.

• Asgari koşul başvuru anında denetleniyor mu? Ölçütü sağlamayan dosyanın komisyonun önüne gelip gelmediğini gösterir.

• Akademik dosya YÖKSİS'ten mi geliyor? Adayın eserlerini ikinci kez yazıp yazmadığını ve aynı eserin iki kez puanlanmasının önlenip önlenmediğini gösterir.

• Jüri raporları sistemde mi toplanıyor? Dosyaların ve raporların e-postayla ya da basılı olarak dolaşıp dolaşmadığını gösterir.

• Atanan aday personel sistemine aktarılıyor mu? Kadro ve özlük bilgisinin yeniden girilip girilmediğini gösterir.

İlgili ürünler

Yıllık akademik teşvik başvuruları için Akademik Teşvik Otomasyonu; öğretim elemanı ve idari personel ilanları için ApplyLogic Başvuru Otomasyonu; atanan öğretim üyesinin kadro ve özlük işlemleri için NhrWEB İnsan Kaynakları kullanılabilir.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede örnek bir kadro ilanı uçtan uca gösterilir: puan tablosunun tanımı, YÖKSİS'ten dosya kurma, asgari koşul denetimi, ön değerlendirme, jüri raporları ve NhrWEB'e aktarım. Bu sayfadaki görseller örnek verilerle hazırlanmıştır; puan değerleri yayımlanmış bir üniversite yönergesinden uyarlanmıştır.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23