Yabancı Öğrenci Başvuru Otomasyonu

Uluslararası öğrenci başvuruları çoğu kurumda e-posta ve form karışımıyla yürür. Adaylar diploma, transkript ve pasaport taramalarını e-postayla gönderir; ofis belgeleri klasörler, eksikleri tek tek yazışır. Puanlar tablolarda hesaplanır, kabul mektupları Word şablonundan elle hazırlanır.

Yabancı Öğrenci Başvuru Otomasyonu bu işleri tek sistemde toplar. Aday pasaport numarasıyla hesap açar, programını seçer ve başvurusunu Türkçe ya da İngilizce arayüzden tamamlar. Enstitü ya da uluslararası ofis ön değerlendirmeyi, sınav sonuçlarını, nihai puanı ve sonuç ilanını aynı sistemde yürütür; kabul ve sonuç mektupları kurumun şablonundan QR kodlu olarak üretilir. Sistem, ApplyLogic başvuru altyapısında çalışan bir başvuru türüdür.

Başvurudan mektuba altı adım

Aday tarafında iki adım vardır: hesap ve başvuru. Kurum tarafında ön değerlendirme, sınav ve nihai puan, sonuç ilanı ve mektuplar yürür. Adımlar program bazında ilerler: her program kendi kontenjanı ve sonuç listesiyle yönetilir.

Aday tarafı: pasaportla hesap ve iki dilli arayüz

• Pasaportla hesap. Yabancı aday T.C. kimlik numarası olmadan; pasaport numarası, e-posta, ad, soyad, baba adı ve doğum tarihiyle kayıt olur. Hesap e-postaya gelen bağlantıyla etkinleşir, kullanıcı adı pasaport numarasıdır. T.C. vatandaşı adaylar için e-Devlet ile giriş de açılabilir.

• Türkçe ve İngilizce. Dil giriş ekranında seçilir; ilan, program, kayıt ve başvuru ekranları seçilen dilde görünür. Program koşulları Türkçe ve İngilizce birlikte yazılabilir.

• Başvurularım. Aday başvurusunun durumunu, kurumun kendisine yazdığı açıklamaları ve bildirimleri bu ekrandan izler; sonuç ve kabul mektubunu buradan indirir.

İlan, program ve başvuru formu

• İlan ve programlar. Bir ilan altında birden çok program açılır. Her program için kontenjan, yedek sayısı, başvuru koşulları ve tarihler tanımlanır; ön değerlendirme ve ek süre tarihleri ilanda tutulur.

• Programa özel form. İstenen bilgi ve belgeler gereklilik olarak tanımlanır: zorunlu olup olmadığı, dosya türü, karakter sınırı, en düşük ve en yüksek değer, doğum tarihi aralığı ve belge geçerlilik tarihi. Gereklilikler ilanın tamamına ya da tek bir programa bağlanır.

• Farklı not sistemleri. Diploma notu 100'lük sistemde değilse not sistemiyle birlikte girilir; karşılık tablosu 100'lük değeri verir. Dil sınavları için puan denklik tablosu tanımlanabilir.

• Referans mektubu. Program referans mektubu istiyorsa aday referanslarını ekler. Başvuru tamamlanınca her referansa e-posta gider; referans mektubunu programın son tarihine kadar bu bağlantıdan yükler.

Ön değerlendirme, sınav ve nihai puan

• Ağırlıklı puan. Her gereklilik için değerlendirmede kullanılıp kullanılmayacağı ve ağırlığı belirlenir; puan, değerlerin ağırlıklı toplamıdır. Değerlendirmede kullanılan ama ağırlık verilmeyen kalemlerin ortalaması puana eklenir.

• Ön değerlendirme. Komisyon belgeleri inceler, başvuruyu kabul eder ya da gerekçesini yazarak reddeder; açıklama adaya görünür. Ön değerlendirme sonuçları program sayfasında yayımlanır.

• İade ve ek süre. Eksik bilgi için başvuru açıklamayla adaya iade edilebilir. İlanda ek süre tarihi tanımlıysa aday bu sürede yalnız reddedilen ya da hiç yüklenmemiş belgeleri tamamlayıp yeniden başvurur.

• Sınav ve nihai puan. Bilimsel değerlendirme ya da mülakat gibi sınavlar programa bağlanır; sınava girecek adayların listesi alınır, sonuçlar sisteme yüklenir. Nihai puan ikinci değerlendirme ağırlıklarıyla hesaplanır.

• Asil ve yedek. Kontenjanlı programlarda adaylar nihai puana göre sıralanır; kontenjan kadar aday asil, yedek sayısı kadar aday yedek olur. Sınavsız programlarda sıralama başvuru puanıyla yapılır. Sonuç listesi program sayfasında yayımlanır.

Kabul ve sonuç mektupları

• Kurumun şablonu. Kabul ve sonuç mektupları kurumun hazırladığı PDF şablonuna aday bilgileriyle doldurulur: ad, soyad, uyruk, pasaport numarası, doğum tarihi, anne ve baba adı, fakülte ya da enstitü ve program.

• Toplu üretim. Asil ve başvurusu kabul edilen adayların kabul mektupları ile sonuç mektupları program bazında tek işlemle üretilir.

• QR kod. Her mektuba, belgeyi kurumun sisteminde açan doğrulama bağlantısı QR kod olarak basılır. Aday mektubunu Başvurularım ekranından indirir.

Roller, altyapı ve kurulum

• Roller. Yönetici, birim sorumlusu, ilan sorumlusu ve bölüm belge sorumlusu kullanıcı türleri; komisyon üyesi, komisyon başkanı ve jüri görevleri tanımlıdır. Yetkiler ilan türüne ve komisyondaki göreve göre verilir.

• ApplyLogic altyapısı. Yabancı öğrenci alımı ApplyLogic'in başvuru türlerinden biridir. Aynı kurulumda personel ve öğretim elemanı ilanları, lisansüstü öğrenci alımı, akademik teşvik ve etik kurul başvuruları da yürütülebilir.

• Kurum sunucusunda. Sistem kurumun sunucusuna kurulur ve kurumun alan adında çalışır; başvuru kayıtları ve belgeler kurumun altyapısında kalır.

Değerlendirme ölçütleri

Bir uluslararası öğrenci başvuru sistemi değerlendirilirken aşağıdaki sorular sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Yabancı aday T.C. kimlik numarası olmadan hesap açabiliyor mu? Pasaportla kayıt ve e-posta aktivasyonu olup olmadığını gösterir.

• Aday ekranları İngilizce kullanılabiliyor mu? Kayıt, ilan ve başvuru ekranlarının adayın anlayacağı dilde sunulup sunulmadığını gösterir.

• Puan tanımlı ağırlıklarla sistemde mi hesaplanıyor? Ön değerlendirme ve nihai puanın her aday için aynı formülle hesaplandığını, ayrı tablolara taşınmadığını gösterir.

• Kabul mektubu sistemden ve doğrulanabilir biçimde mi üretiliyor? Mektubun kurumun şablonundan, aday verisiyle ve doğrulama bağlantısıyla üretildiğini gösterir.

İlgili ürünler

Aynı ApplyLogic altyapısında personel ve öğretim elemanı ilanları için ApplyLogic Başvuru Otomasyonu, akademik teşvik başvuruları için Akademik Teşvik Otomasyonu, etik kurul başvuruları için Etik Kurul Başvuru Otomasyonu kullanılabilir.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede örnek bir yabancı uyruklu öğrenci ilanı uçtan uca gösterilir: pasaportla kayıt, İngilizce başvuru, referans mektubu, ön değerlendirme, sınav sonucu ve nihai puan, asil-yedek sıralaması ve QR kodlu kabul mektubu. Bu sayfadaki ekran görüntülerinde kurum bilgileri gizlenmiştir; değerler örnektir.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23