Unimetrics Kalite Yönetim Sistemi

Kalite çalışmalarında iş çoğu zaman dağınık yürür. Birim faaliyet planları Excel tablolarında, iç tetkik bulguları Word raporlarında, düzeltici faaliyetler e-posta yazışmalarında, kalite dokümanları paylaşılan klasörlerde tutulur. Yönetimin gözden geçirme toplantısı yaklaştığında hangi bulgunun kapandığı birimlere tek tek sorulur; KİDR hazırlanırken aynı bilgiler yeniden derlenir.

Unimetrics Kalite Yönetim Sistemi bu adımları tek uygulamada birleştirir. Süreçler ve göstergeler, birim faaliyet planları, aylık performans ölçümü, iç tetkik, DÖF, paydaşlar ve geri bildirimler, dokümanlar, politikalar ve YGG toplantıları aynı sistemde yürür. KİDR ve BİDR öz değerlendirmesi YÖKAK yapısında hazırlanır ve Word belgesi olarak alınır.

PUKÖ döngüsü tek sistemde

Kalite panosu yılı PUKÖ adımlarıyla gösterir: Ocak ve Şubat planlama, Mart, Haziran ve Eylül kontrol, Aralık önlem alma dönemidir; diğer aylar uygulamaya ayrılır. Panonun bekleyen işler bölümünde onay bekleyen faaliyetler, açık, doğrulama bekleyen ve termini geçmiş DÖF'ler, aktif tetkikler, işlem bekleyen şikâyet ve öneriler, onay bekleyen doküman sürümleri ve planlanmış YGG toplantıları bir arada görünür.

Süreç ve gösterge yapısı

Süreçler YÖKAK'ın A–F başlıkları altında ana, alt ve detay süreç olarak üç düzeyde tutulur; göstergeler detay süreçlere bağlıdır ve süreç göstergesi (SG) ile stratejik plan göstergesi (PG) olarak ayrılır. Görüntüdeki örnek kurulumda 6 ana, 18 alt ve 49 detay süreç ile 152 gösterge vardır. Kurulumda kurumun kalite el kitabındaki süreç ve gösterge yapısı sisteme aktarılır.

Birim faaliyet planı ve performans izleme

• Faaliyet planı. Birim faaliyetlerini hazır faaliyet havuzundan seçer ya da birime özel faaliyet ekler, yapılacağı ayları işaretler ve onaya gönderir. Kalite koordinatörü faaliyeti onaylar ya da gerekçe yazarak reddeder; reddedilen faaliyet düzeltilip yeniden gönderilir.

• Performans tanımı. Her birim, süreç ve yıl için göstergelerin ağırlığı (toplamı 100), hedef değeri, eğilimi (pozitif ya da negatif) ve toplama yöntemi (toplam, ortalama, yıl sonu, en yüksek ya da en düşük değer) tanımlanır. Başarı eşiği tanımda belirlenir, varsayılan değer %80'dir.

• Aylık izleme. Birim gerçekleşen değerleri aylık tabloya girer; değerler kaydedildikçe O.D., H.G.% ve B.O. hesaplanır ve süreç başarı puanı eşikle karşılaştırılır. Veri girişi başladıktan sonra tanım değiştirilemez.

• Rapor. Birim ve yıl bazındaki rapor, süreçlerin başarı puanlarını ve başarılı ya da başarısız durumunu gösterir; tarayıcıdan yazdırılır.

İç tetkik ve DÖF

• Tetkik planı. Her tetkik TET-yıl-sıra koduyla açılır; amaç, kapsamdaki birimler ve odak alanı, planlanan tarihler, baş tetkikçi ve tetkikçiler kaydedilir. Tetkik planlandı, başlatıldı, sahada, rapor hazırlanıyor, tamamlandı ve kapatıldı aşamalarından geçer.

• Soru havuzu. 35 soruluk havuz YÖKAK başlıklarına göre gruplanır; her soru ISO 9001 maddelerine ve YÖKAK ölçütlerine atıf yapar ve aranacak kanıtı belirtir. Sorular kurum politikalarıyla ilişkilendirilir.

• Bulgu. Bulgular uyumlu, iyi uygulama, gözlem, minör uygunsuzluk ve majör uygunsuzluk olarak kaydedilir. Uygunsuzluk bulgusundan tek tıkla DÖF açılır; majör bulgudan açılan DÖF yüksek öncelikle başlar ve bulguyla bağı kayıtta kalır.

• DÖF kaydı. Her DÖF, DÖF-yıl-sıra koduyla düzeltici, önleyici ya da iyileştirici faaliyet olarak açılır. Kaynak yedi seçenekten biridir: iç tetkik bulgusu, performans düşüşü, anket sonucu, şikâyet ya da öneri, dış denetim, yönetim kararı ya da doğrudan giriş. Sorumlu birim, sorumlu kişi, son tarih ve dört düzeyli öncelik (düşük, orta, yüksek, kritik) belirlenir.

• Akış. DÖF açıldı, uygulama, doğrulama ve kapalı adımlarından geçer. Kök neden ve düzeltici faaliyet yazılmadan doğrulamaya gönderilemez. Doğrulamayı kalite koordinatörü yapar; uygun bulunmayan kayıt uygulamaya geri döner. Her adım not geçmişiyle izlenir.

• Takip. Panoda açık, doğrulama bekleyen ve termini geçmiş DÖF sayıları görünür; DÖF durum özeti YGG toplantısına girdi olarak önerilir.

Paydaşlar ve geri bildirim

• Paydaş analizi. Paydaşlar on türde tanımlanır ve 1–5 arası önem ve etki puanıyla değerlendirilir. Öncelik skoru önem × etkidir: 15 ve üzeri stratejik, 8–14 taktik, 4–7 operasyonel, 4'ün altı izleme. Kurulumda 12 standart paydaş hazır gelir.

• Birim bağlantısı. Paydaşlar birimlere bağlanır; her bağlantıda sunulan hizmet, paydaşın beklentisi, iletişim sıklığı ve kanalı kaydedilir.

• Bildirimler. Şikâyet, öneri, talep ve teşekkürler giriş gerektirmeyen bir formdan, istenirse adsız olarak iletilir; telefon, e-posta, dilekçe ya da yüz yüze gelenler de kaydedilir. Her bildirim BIL-yıl-sıra koduyla birime ya da kişiye atanır, durum değişiklikleri zamanıyla tutulur ve gerektiğinde bildirimden DÖF açılır.

Dokümanlar, politikalar ve YGG

• Dokümanlar. Kalite el kitabı, prosedür, talimat, form, liste, plan, rapor ve politika dokümanları taslak olarak hazırlanır; dosya eklenmeden onaya gönderilemez. Onaylanan sürüm yürürlüğe girer, önceki sürüm kendiliğinden arşivlenir. Onaylayan kurul, karar sayısı ve tarihi kaydedilir; gözden geçirme tarihi yaklaşan dokümanlar işaretlenir. Kamuya açık dokümanlar giriş yapılmadan indirilebilir.

• Politikalar. Kurum politikaları süreçlerle ve tetkik sorularıyla ilişkilendirilir ve herkese açık listede yayımlanır.

• YGG toplantısı. Yönetimin gözden geçirme toplantıları YGG-yıl-sıra koduyla planlanır. Gündem 13 girdi türüyle hazırlanır: önceki kararların takibi, iç ve dış paydaş geri bildirimi, performans sonuçları, iç tetkik özeti, DÖF durum özeti, anket sonuçları, şikâyet ve öneri özeti, risk yönetimi durumu, stratejik plan ilerlemesi, kaynak gereksinimleri, mevzuat ve politika değişiklikleri ile diğer konular. Kararlar sorumlu birim, sorumlu kişi ve terminle kaydedilir; kapatılan toplantı değiştirilemez.

KİDR ve BİDR: YÖKAK yapısında öz değerlendirme

• Yapı. Öz değerlendirme YÖKAK Kurumsal İç Değerlendirme Raporu Kılavuzu v3.2.1'in yapısını izler: 4 ana başlık, 14 ölçüt, 46 alt ölçüt ve her alt ölçüt için 1–5 olgunluk düzeyi.

• BİDR. Birim iç değerlendirme raporları kurumun birim yapısındaki programlar için açılır. Birim her alt ölçütte olgunluk düzeyini seçer, açıklamasını yazar ve kanıt dosyası ekler (PDF, Word, Excel, PNG ya da JPG; dosya başına 50 MB'a kadar). Açıklamalar yazılırken kaydedilir. Rapor en az %80 tamamlandığında onaya gönderilir; yönetici onaylar ya da düzeltme ister.

• KİDR. Kurum düzeyindeki rapor formunu yönetici doldurur; rapor sayfası onaylanan BİDR'lerin ortalamalarını gösterir.

• Word çıktısı. Rapor; kapak, özet ve A–D başlıkları altında ölçüt ve alt ölçüt sırasıyla, olgunluk düzeyi açıklaması ve kanıt adlarıyla Word belgesi olarak alınır.

• Yapay zekâ desteği. İsteğe bağlı olarak kurumun kendi altyapısında çalışan bir dil modeli, yazılan açıklamaya göre olgunluk düzeyi ve gerekçe önerir; öneri ancak kullanıcı uygula dediğinde forma işlenir. Özellik kapatılabilir.

Roller ve birim yetkisi

• Roller. Kalite koordinatörü, kalite komisyonu üyesi, birim kalite elçisi, baş tetkikçi ve tetkikçi rolleri tanımlıdır.

• Birim kapsamı. Kullanıcı kendi birimi adına kayıt girer; kendi birimini ve alt birimlerini görür.

• Unimetrics'in bir modülü. Kalite Yönetim Sistemi; stratejik plan, kurumsal risk, iç kontrol ve kurumsal veri modülleriyle aynı uygulamada çalışır, kullanıcıları ve birim yapısını onlarla paylaşır.

• Kurum sunucusunda. Sistem kurumun kendi sunucusuna kurulur; kalite kayıtları, dokümanlar ve kanıt dosyaları kurumun altyapısında kalır.

Değerlendirme ölçütleri

Bir kalite yönetim yazılımı değerlendirilirken aşağıdaki sorular sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• Bulgudan DÖF'e, DÖF'ten YGG'ye bağ kuruluyor mu? Bir tetkik bulgusunun hangi DÖF'le kapatıldığının ve sonucun yönetime nasıl taşındığının izlenebildiğini gösterir.

• DÖF doğrulanmadan kapanabiliyor mu? Kök neden ve faaliyet yazılmadan, yetkili doğrulaması olmadan kaydın kapanıp kapanamadığını gösterir.

• Performans tanımlı bir yöntemle mi hesaplanıyor? Ağırlık, hedef, eğilim ve toplama yönteminin kayıtlı olduğunu, sonucun her birim için aynı yöntemle hesaplandığını gösterir.

• Öz değerlendirme kılavuzun yapısını izliyor mu? KİDR ve BİDR'nin YÖKAK kılavuzundaki başlık, ölçüt ve alt ölçüt düzeninde hazırlanıp hazırlanmadığını gösterir.

İlgili ürünler

Kalite birimiyle aynı takvimde yürüyen işler için Unimetrics platformunda iki modül daha var: stratejik plan izleme, kurumsal risk ve iç kontrol Unimetrics Strateji Yönetim Sistemi'nde; birim kayıtları ve YÖK'e bildirilen yükseköğretim verileri Unimetrics Kurumsal Veri Yönetim Sistemi'nde tutulur. Memnuniyet ve paydaş anketleri için nSurvey Anket Otomasyonu kullanılabilir.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede kalite döngüsü örnek veriyle gösterilir: birim faaliyet planı ve onayı, aylık performans girişi, iç tetkik bulgusundan DÖF açılması, paydaş matrisi, doküman onayı, YGG kararı ve BİDR'nin Word çıktısı. Bu sayfadaki ekran görüntülerinde kurum ve kişi bilgileri gizlenmiştir; değerler örnektir.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23