Unimetrics Strateji Yönetim Sistemi

Strateji geliştirme birimleri yıl boyunca üç işi aynı birimlerle ve aynı takvim içinde yürütür: stratejik plan göstergelerinin izlenmesi, kurumsal risklerin değerlendirilmesi ve iç kontrol standartlarına uyumun takibi. Bu işler çoğu kurumda ayrı Excel dosyaları ve yazışmalarla yürür; birimlerden gelen veriler her dönem yeniden derlenir, raporlar elle hazırlanır.

Unimetrics Strateji Yönetim Sistemi bu üç süreci tek uygulamada toplar. Birimler göstergeleri, riskleri ve öz değerlendirme yanıtlarını kendi ekranlarından, kanıtıyla birlikte girer; girişler onay akışından geçer. İzleme tablosu, risk kayıt formu ve uyum eylem planı rehberlerdeki biçimleriyle sistemden alınır.

Stratejik plan: hazırlıktan yıl sonu değerlendirmesine

Plan; amaç, hedef ve performans göstergesi hiyerarşisiyle tanımlanır. Hedef kartında yer alan bilgiler (sorumlu ve işbirliği yapılacak birimler, riskler, stratejiler, maliyet tahmini, tespitler ve ihtiyaçlar) hedefle aynı kayıtta tutulur. Her gösterge için plan dönemi başlangıç değeri, yıllık hedefler ve hedefe etkisi girilir; anahtar göstergeler ayrıca işaretlenir.

• Birimden veri girişi. Sorumlu birimler gerçekleşen değeri altı aylık dönemler hâlinde girer. Hedeften sapma varsa sapma nedeni ve düzeltici faaliyet yazılır; kanıt belgesi (PDF, Word, Excel ya da görsel) kayda eklenir.

• Onaylı veri. Girişler taslak, gönderildi, doğrulandı ve onaylandı aşamalarından geçer. Düzeltme gereken kayıt, açıklamasıyla birime geri döner.

• Birden fazla sorumlu birim. Aynı göstergeye birden çok birim veri giriyorsa birim değerleri göstergenin derleme yöntemine göre (toplam, ortalama, en son değer, en yüksek ya da en düşük) kurum değerine dönüştürülür.

• Gösterge yönü. Artması, azalması, korunması ya da bir aralıkta kalması hedeflenen göstergeler panoda kendi kurallarıyla değerlendirilir; başarı düzeyleri gösterge, hedef ve amaç bazında izlenir.

Yıl sonunda Stratejik Plan İzleme Tablosu, Üniversiteler için Stratejik Planlama Rehberi'ndeki biçimiyle (Tablo 25) Word dosyası olarak alınır. Her hedef ayrı sayfada yer alır; gösterge performansı (C−A)/(B−A) formülüyle, hedef performansı ise göstergelerin hedefe etkisiyle ağırlıklandırılarak hesaplanır.

• Stratejik plan belgesi: amaçlar, hedefler, hedef kartları ve maliyet tablosu (Word)

• Stratejik Plan İzleme Tablosu (Word)

• Gösterge, hedef ve amaç düzeyinde performans panosu

• Yeni plan dönemine mevcut planın kopyasıyla başlama

Kurumsal risk: birim kaydından üst yönetim onayına

Risk modülü, Kamu Kurumsal Risk Yönetimi Rehberi'nin (2024) yöntemini izler. Birim risk koordinatörü riski kaydeder, idare risk koordinatörü inceler ve onaylar; yüksek ve çok yüksek riskler üst yönetim onayına gider. Revizyon talepleri ve kararlar gerekçesiyle kayıt altında tutulur.

• Sınıflandırma. Risk türü (stratejik, operasyonel, finansal, yasal/uyum, itibar, teknolojik, çevresel, beşeri), risk alanı (eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal katkı, yönetim ve destek), risk kaynağı, risk iştahı ve güncellik durumu kaydedilir.

• Değerlendirme. Olasılık ve etki 1–5 ölçeğinde seçilir; doğal risk skoru ve seviyesi hesaplanır. Kontrol etkinliği (yeterli, kısmen yeterli, zayıf, yeterli değil) girildiğinde artık risk, rehberdeki katsayılarla hesaplanır.

• Risk cevabı ve eylemler. Kabul, azaltma, devretme ya da sonlandırma kararı verilir. Önleyici, düzeltici, yönlendirici ve tespit edici eylemler sorumlu, bütçe ve ilerleme bilgisiyle izlenir; süresi geçen eylemler gecikmiş olarak işaretlenir.

• Öncü risk göstergeleri. Doğal riski yüksek ve çok yüksek olan riskler için öncü gösterge tanımlanması zorunlu tutulur. Gösterge yeşil, sarı ve kırmızı eşiklerle, haftalıktan yıllığa kadar seçilen sıklıkta izlenir.

• Stratejik plan bağlantısı. Riskler stratejik plandaki hedeflerle, risk dönemi ilgili stratejik planla ilişkilendirilir.

Raporlar Excel ve PDF olarak alınır:

• Risk kayıt formu (Rehber Ek-12)

• Birim risk kontrol eylem planı ve eylem planı izleme raporu

• Birim konsolide risk raporu ve birimler arası karşılaştırma

• Stratejik riskler bildirim formu

• Risk ısı haritası, öncü gösterge izleme ve özet rapor

Gönderilen, revizyona dönen ve onaylanan riskler, yaklaşan ve geciken eylemler, ölçüm zamanı gelen ya da eşiği aşan öncü göstergeler ilgili kullanıcılara uygulama içi bildirimle iletilir.

İç kontrol: uyum eylem planı ve öz değerlendirme

İç kontrol modülü, Kamu İç Kontrol Standartlarının beş bileşeni, 18 standardı ve 79 genel şartı üzerine kuruludur. Uyum eylem planı ile birimlerin öz değerlendirmesi aynı dönem yapısında yürür.

• Uyum eylem planı. Her genel şart için mevcut durum, öngörülen eylem, sorumlu ve işbirliği yapılacak birim, çıktı, tamamlanma tarihi ve açıklama girilir. Eylemlerin planlandı, devam ediyor, tamamlandı ve gecikmiş durumları izlenir; plan birim bazında ve kurum geneli olarak Excel ve PDF'e aktarılır.

• Öz değerlendirme. Birimler 226 soruyu dört düzeyli olgunluk ölçeğiyle (kapsam dışı, başlangıç, gelişime açık, gelişmiş) yanıtlar; her yanıta gerekçe ve kanıt eklenir. Gönderilen değerlendirme incelenir, onaylanır ya da düzeltme için birime döner.

• Dönemler. Değerlendirmeler altı aylık dönemler hâlinde yürür; önceki dönemlerin yanıtları ve raporları sistemde kalır.

• Birim, fakülte ve kurum düzeyinde bileşen skorları ve olgunluk raporları (PDF, Excel)

• Kapsamlı değerlendirme raporunda güçlü ve zayıf yönlerin (SWOT) özeti; bu özet isteğe bağlı olarak kurum sunucusunda çalışan yerel bir dil modeliyle hazırlanır, veri kurum dışına gönderilmez

Kurumun altyapısıyla birlikte çalışır

• Ortak birim yapısı. Birim hiyerarşisi ve personel bilgisi NhrWEB'den okunur; üç modül aynı birim ağacını kullanır.

• Rol ve birim bazında yetki. Kullanıcılar yalnızca yetkili oldukları modülleri ve birimleri görür; birim risk koordinatörü, idare risk koordinatörü ve üst yönetim rolleri ayrı tanımlanır.

• Tek giriş, ortak iş listesi. Ana sayfada kullanıcının yetkili olduğu modüller ile yaklaşan ve geciken işler birlikte görünür. Kurum kullanıcı dizini (LDAP) ile giriş desteklenir.

• Kurum sunucusunda. Sistem kurumun kendi sunucusuna kurulur; veriler kurumun veritabanında kalır.

• Mevzuat değişikliklerine uyum. Rehber ve mevzuat değiştiğinde ilgili ekranlar, hesaplar ve formlar güncellenir.

Değerlendirme ölçütleri

Strateji yönetimi için bir yazılım değerlendirilirken aşağıdaki hususlar sorulabilir. Değerlendirilen tüm çözümlere aynı biçimde yöneltilebilir.

• İzleme tablosunun sistemden alınması. Hedef performansının elle hesaplanmadan, rehberdeki tablo biçiminde üretilebildiğini gösterir.

• Kanıtın veriyle birlikte saklanması. Gösterge değerinin, risk kaydının ve öz değerlendirme yanıtının belgesiyle aynı kayıtta tutulduğunu gösterir.

• Onay akışının rol ve risk seviyesine göre işlemesi. Yüksek risklerin üst yönetime, diğerlerinin idare risk koordinatörüne gittiğini ve her kararın kayıt altında olduğunu gösterir.

• Üç sürecin aynı birim yapısını kullanması. Plan, risk ve iç kontrol verilerinin birimler arasında tutarlı biçimde raporlanabildiğini gösterir.

İlgili ürünler

Aynı Unimetrics platformunda kalite süreçleri, iç tetkik, DÖF ve KİDR Unimetrics Kalite Yönetim Sistemi'nde; birim kayıtları ve YÖK'e bildirilen veriler Unimetrics Kurumsal Veri Yönetim Sistemi'nde yürür. Stratejik plan hazırlığındaki iç ve dış paydaş anketleri için nSurvey Anket Otomasyonu kullanılabilir.

Ürünü birlikte görelim

Bir görüşmede gösterge veri girişi, risk kaydı ve iç kontrol değerlendirmesi uçtan uca gösterilir; izleme tablosu ve risk formları örnek veriyle üretilir. Bu sayfadaki ekran görüntülerinde kurum ve kişi bilgileri gizlenmiştir.

Demo talebi ve sorularınız için: iletisim@netiket.com.tr · +90 (212) 234 77 23